Demande de carte FIVA – procédure

Conditions préalables

La demande pour une carte FIVA ne peut être faite que sous les conditions suivantes:

le demandeur est propriétaire du véhicule
le véhicule est immatriculé au Luxembourg
L’inspection du véhicule devra se faire au Luxembourg

Déroulement de la procédure de demande de la carte FIVA – Première étape

Remplissez le formulaire disponible sur notre site Internet www.lof.lu -> Demander une carte FIVA.
a. Nom, adresse électronique et numéro de téléphone
b. Informations sur le véhicule : marque ; numéro d’immatriculation ; année de la première immatriculation
c. Demande normale (150 €) ou procédure urgente (200 €)
d. Paiement via carte bancaire en ligne
Une fois le formulaire envoyé et le paiement effectué, vous recevrez un courriel contenant des informations complémentaires ainsi qu’un lien vers le formulaire de demande officielle pour d’une carte FIVA.

Déroulement de la procédure de demande de la carte d’identité FIVA – Deuxième étape

Inscrivez-vous et enregistrez votre véhicule via le lien qui vous a été envoyé :

a.Nouvelle demande
b.Selection: « FIVA ID CARD » ou « Youngtimer Registration Document »
c.Remplissez le formulaire en anglais en indiquant toutes les informations dont vous disposez (voir également le document « Documents nécessaires à la demande de la FIVA ID CARD »)
d.Soumettre la demande à la FIVA-ANF

La LOF A.s.b.l., en tant qu’ANF (autorité nationale de la FIVA), est informée qu’une nouvelle demande a été déposée.
La demande est examinée par notre commission FIVA ID CARD et, le cas échéant, des documents ou des photos supplémentaires sont demandés.
Une fois la demande complète, les coordonnées d’un « scrutineer » (contrôleur technique) chargé de votre dossier vous sont communiquées. Vous pouvez alors planifier avec lui les étapes suivantes, telles que la date et le lieu du contrôle.
L’inspection du véhicule a lieu en principe chez le « scrutineer », dans un garage ou, dans certains cas, chez vous. La condition préalable est que le véhicule puisse être inspecté par le dessous sur un pont élévateur.
Le véhicule doit être en état de rouler.
L’inspecteur corrige/complète la demande et établit un procès-verbal d’inspection.
Une fois que l’exactitude de toutes les informations a été vérifiée, vous confirmez l’exactitude des informations ainsi que votre accord par votre signature.
La LOF établit une FIVA ID CARD provisoire qui vous est envoyée par courriel. Vous pouvez ainsi vérifier à nouveau toutes les données. Cette carte est également accessible pour vous dans la zone de téléchargement du site de la FIVA.
Dès que nous aurons reçu votre validation définitive, une FIVA ID CARD définitive sera établie, imprimée, signée par nos soins et envoyée par la poste.

Vous trouverez de plus amples informations sur le site Internet de la FIVA www.fiva.org
Les frais s’élèvent à :

150 € pour la procédure normale
200 € pour la procédure d’urgence

Ces frais vous seront automatiquement facturés dans le premier formulaire et doivent être réglés à l’avance.

Formulaire de préinscription LOF A.s.b.l. (cliquez ici)

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La LOF est responsable du traitement de vos données personnelles. Le présent document a pour objet de vous informer de la manière dont nous utilisons et protégeons vos données personnelles, ainsi que des raisons pour lesquelles nous traitons ces données. Il s’applique uniformément à tous les produits et services de la LOF.

QUELLES SONT LES DONNEES TRAITEES ?

La LOF collecte vos données personnelles de manière loyale et transparente, directement auprès de vous, grâce à la présence de mentions d’informations. La LOF peut traiter les catégories de données suivantes : ‐ Identification : prénom, nom, photo(s).

‐ Caractéristiques personnelles : nationalité, gendre.

‐ Contact : adresse(s) postale(s), pays de résidence, numéro(s) de téléphone, adresse(s) e‐mail.

‐ Modèle(s)de voiture(s) : modèle, année de fabrication, immatriculation (si besoin),

‐ Economiques et financières : RIB, moyens de paiements, historique des paiements…

‐ Produits : Historique des participations aux événements organisés par la LOF ou avec le concours de la LOF.

Les données d’identification, nom, prénom, photo(s) sont considérées non‐confidentielles et peuvent être propagées sur les différents supports utilisés par la LOF.

Vos données personnelles peuvent être collectées via notre formulaire de contact sur notre site internet, lors de votre adhésion, lors de votre inscription à un événement organisé par la LOF. Nous pouvons également être amenés à collecter vos données personnelles lors de vos interactions avec nous par internet, via les réseaux sociaux, lors d’entretiens téléphoniques ou de rencontres et évènements.

Quel que soit le support de la collecte, le caractère obligatoire des réponses est indiqué dans nos formulaires. Si vous ne souhaitez pas fournir de tels renseignements, vous ne serez pas autorisé à adhérer à la LOF ni à participer à ses événements. Les autres informations sont destinées à mieux vous connaître et sont, par conséquent, facultatives. Vous êtes libres de ne pas les renseigner. La LOF prendra toutes dispositions utiles pour que les données personnelles qui sont traitées soient exactes et, si nécessaire, mises à jour.

QUELS SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNEES ?

Les données personnelles collectées sont destinées aux Membres du Conseil d’Administration dans le cadre de leurs activités et responsabilités au sein de l’Association.

Pour les Membres Cotisants et les Membres du Conseil d’Administration, la LOF a l’obligation légale de partager certaines de vos données personnelles avec le Registre de Commerce et des Sociétés, Luxembourg.

La LOF peut avoir recours à des prestataires et fournisseurs, sous‐traitants pour le traitement d’une partie des données personnelles dans les limites nécessaires à l’accomplissement de leurs prestations (par exemple : fournir des services type hôtellerie, billetterie, service postal …). Ces derniers sont tenus de respecter la confidentialité et la sécurité des données personnelles qu’ils sont susceptibles de recevoir et de les utiliser exclusivement dans le cadre des prestations qui leur sont confiées par la LOF. En aucun cas la LOF ne mettra vos données personnelles à disposition de tiers à des fins d’utilisation commerciale.

UTILISATION DE VOS DONNEES PERSONNELLES

Vos données personnelles sont recueillies et utilisées uniquement pour des finalités légitimes et déterminées en lien avec les activités de la LOF.

La LOF s’engage à ne pas traiter ensuite ces données de manière incompatible avec ces finalités, et à ne traiter que des données personnelles qui sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquels elles sont collectées. Vos données personnelles sont collectées et utilisées pour accéder aux fonctionnalités et services proposées par la LOF et maintenir des informations actuelles, correctes et pertinentes vous concernant, pour répondre notamment à une ou plusieurs finalités suivantes :

‐ Gérer l’identité du membre cotisant.

‐ Répondre à vos demandes de contacts et renseignements.

‐ Répondre à vos demandes d’adhésion au BSCOC.

‐ Gérer les courriers entrants.

‐ Vous informer par e‐mail ou voie postale des conditions des événements proposés par la LOF ou d’associations autres.

‐ Gérer vos inscriptions aux événements organisés par la LOF.

‐ Facturer et encaisser les paiements.

‐ Communiquer avec les membres et prospects.

En participant à un évènement organisé par la LOF, ou avec le concours de la LOF, vous consentez expressément que certaines de vos données personnelles, comme des photos, peuvent être propagés sur les différents supports entretenus par le BSCOC (Site internet, réseaux sociaux, …).

DUREE DE CONSERVATION DE VOS DONNEES PERSONNELLES

La LOF conservera vos données personnelles pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et pour pouvoir maintenir un historique de la vie de l’association au fil des années.

SECURITE ET CONFIDENTIALITE

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